學(xué)校管理如何把千頭萬(wàn)緒變得井井有條？建立科學(xué)的“流程”很重要！

一次，與青年教師座談。一名新入職教師分享自己的工作感受，他說(shuō)：“經(jīng)過(guò)半年的適應，對怎么做教師、如何管理班集體終于有了一些頭緒，所以現在工作起來(lái)就不再那么忙亂了……”這番話(huà)令在場(chǎng)的青年教師頻頻點(diǎn)頭。

(資料圖片)

面對工作，就怕沒(méi)有頭緒。

我們不難看到一些教師，工作中不知道要做哪些事，怎樣去做事，每天忙忙碌碌，卻不見(jiàn)效率。但也有一些教師，每天從容篤定，沒(méi)那么忙亂，卻總能將各項工作安排得井井有條。兩種不同狀態(tài)的背后，是“頭緒”的作用。

這里所說(shuō)的“頭緒”，事實(shí)上就是流程。流程是企業(yè)運營(yíng)中常用的概念，但在學(xué)校管理中其價(jià)值同樣不容小覷。無(wú)論學(xué)生培養、教師培訓、課題研究還是后勤管理，都需要一定的流程。流程清晰，事半功倍；流程不明朗，則會(huì )無(wú)從下手。

科學(xué)設計流程

什么是流程？通俗地講，流程就是我們做事情的過(guò)程，是為了完成某一目標而進(jìn)行的一系列邏輯相關(guān)的活動(dòng)。流程不同，做事效果也會(huì )不同。

就以受教師歡迎的“拓展訓練”來(lái)說(shuō)，很多學(xué)校往往會(huì )采用這樣的流程：第一步選定拓展公司，全權委托；第二步確定時(shí)間，由拓展師帶隊活動(dòng)。第三步總結，宣告活動(dòng)結束。在我們學(xué)校，組織“拓展訓練”的流程要多出幾步：第一步根據團隊建設的現狀找問(wèn)題；第二步根據問(wèn)題確定“拓展訓練”的主題；第三步選定拓展公司，根據主題商討拓展活動(dòng)；第四步拓展師按照計劃組織活動(dòng)；第五步總結，宣告活動(dòng)結束；第六步策劃專(zhuān)題沙龍，分享拓展感悟，交流活動(dòng)心得。

兩相對比，很明顯我校組織的“拓展訓練”多出三步流程。步驟雖多，反而目的更強，更聚焦，也因此達成的拓展效果更好。

為此，設計流程需要關(guān)注幾個(gè)方面：

第一，要聚焦目標。流程是為實(shí)現某一目標而設計的，因此在具體設計流程的時(shí)候，各個(gè)環(huán)節、每個(gè)步驟、具體細節都需要指向目標，形成整體。如2022年我校申報的“書(shū)記項目”為“百川競流，先鋒領(lǐng)航”，意指以黨建為引領(lǐng)，激勵師生積極進(jìn)取、奮勇向前。我們從思想引領(lǐng)、行動(dòng)帶領(lǐng)、方法指引、評價(jià)導向四個(gè)方面作了具體部署，要求各條線(xiàn)圍繞目標形成合力，按照部署開(kāi)展工作。

第二，要具有邏輯。流程各步驟之間要有邏輯關(guān)系。如學(xué)校后勤維修流程：第一步報修，說(shuō)明哪個(gè)班級什么物品出了問(wèn)題；第二步提示，根據反映的問(wèn)題后勤人員給予維修提示；第三步反饋，要求指派專(zhuān)業(yè)人員維修；第四步做好維修記錄。這四個(gè)步驟之間有先后順序，不能顛倒。

第三，要抓住關(guān)鍵。在一套流程中，不是所有步驟都同等重要。根據橄欖球定律，只有少數步驟才是關(guān)鍵，抓住關(guān)鍵步驟就能事半功倍。為此，我們在關(guān)鍵步驟重點(diǎn)設計，分解細化，以期精益求精。如對于提升教師教學(xué)水平而言，根據華東師范大學(xué)范良火教授的研究，教師的自我反思是促進(jìn)專(zhuān)業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。為此，在培訓時(shí)就要在“自我反思”這一步驟上下功夫。

人人都應具有流程思維

在學(xué)校生活中，教師做事的風(fēng)格有很大不同。有的教師遇到事情立馬行動(dòng)，想到哪就做到哪；而有的教師并不急著(zhù)投入工作，而是冷靜思考后理出個(gè)“一二三”再行動(dòng)。前者雖行動(dòng)快，但常會(huì )無(wú)功而返；而后者雖沒(méi)有立即付諸行動(dòng)，卻能走到最后。導致最后結果不同，是因為流程思維。

流程思維是指為達成目標而設計一系列執行步驟，并持續優(yōu)化至最佳的一種思維方式。那些為了完成某項工作而擬定“一二三”操作步驟的教師，可以說(shuō)擁有了初步的流程思維。流程思維的本質(zhì)，就是抓住事物的發(fā)展順序有序行動(dòng)。

對于校長(cháng)，在按照教育法賦予的職責行使職權時(shí)，可將管理中的想法、思考或是教育教學(xué)工作中發(fā)現的問(wèn)題提交黨政工聯(lián)席會(huì )議集體討論，作出決策后負責實(shí)施，實(shí)施過(guò)程中再及時(shí)總結反思，接受黨組織監督。對于中層管理人員，需要根據上級部門(mén)和校長(cháng)室的工作要求，結合具體任務(wù)梳理操作步驟。如制訂課后服務(wù)方案，教導處將課后服務(wù)時(shí)間分成三個(gè)時(shí)段：快樂(lè )時(shí)光、作業(yè)時(shí)間和走班充電。首先，進(jìn)入快樂(lè )時(shí)光，學(xué)生一邊品嘗點(diǎn)心，一邊聊天放松，雖然只有15分鐘，但能放松心情、調節情緒。然后，進(jìn)入作業(yè)時(shí)間，顧名思義這段時(shí)間是用來(lái)完成作業(yè)的。最后，走班充電，這是相對寬松的時(shí)間，學(xué)生可以根據自己的實(shí)際情況選擇學(xué)習項目，或繼續完成作業(yè)，或進(jìn)入PBL項目化學(xué)習小組，或參加相應的體育、藝術(shù)類(lèi)培訓……三個(gè)時(shí)段的安排動(dòng)靜搭配，既考慮到學(xué)生的身心特點(diǎn)，又滿(mǎn)足了他們的發(fā)展需求，還解除了家長(cháng)的顧慮。家長(cháng)問(wèn)卷結果告訴我們，學(xué)校課后服務(wù)滿(mǎn)意率為99%。這份傲人的滿(mǎn)意率得益于流程設計的合理。

而對于一般教師，在工作時(shí)也需要用流程思維安排自己的教育教學(xué)任務(wù)。如班主任工作中最基本的“排座位”問(wèn)題，同樣離不開(kāi)流程思維，先按照高矮排隊，再根據視力情況調整，最后再考慮同桌的性格、學(xué)習習慣等問(wèn)題。按照這樣的順序，能夠快速合理地完成排座位問(wèn)題。

可見(jiàn)，無(wú)論管理者還是一般教師，人人都應具有流程思維。擁有了流程思維，也就有了科學(xué)的工作方法，幫助我們高效地做好教育教學(xué)工作。

對流程進(jìn)行科學(xué)管理

有人用三句話(huà)總結麥當勞的成功經(jīng)驗：三流的員工，二流的管理，一流的流程。一流的流程并非一開(kāi)始就是一流，那是經(jīng)過(guò)對流程進(jìn)行科學(xué)管理、不斷優(yōu)化才最終達成的。

記得我剛走上校長(cháng)崗位不久，學(xué)校有一個(gè)大型教學(xué)研討觀(guān)摩活動(dòng)的承辦任務(wù)。在活動(dòng)之前，我與團隊成員商量多次，盡可能將各個(gè)環(huán)節考慮周全。如安排表、現場(chǎng)衛生、現場(chǎng)主持、班級安排、帶班教師工作銜接、專(zhuān)家領(lǐng)導休息室安排、各觀(guān)摩現場(chǎng)的錄像拍照，等等。滿(mǎn)心以為，這樣周密地安排活動(dòng)定然有序、圓滿(mǎn)。但遺憾的是，活動(dòng)當天，一會(huì )兒發(fā)現凳子不夠，一會(huì )兒發(fā)現水杯不足……到了中午，更是因為所準備的食材不夠，讓食堂忙亂不已。那一天，可謂狀況不斷。

反思這次活動(dòng)，會(huì )務(wù)流程沒(méi)有缺少任何環(huán)節，各環(huán)節的邏輯次序也沒(méi)有問(wèn)題，可活動(dòng)當天依然顯得忙亂、無(wú)序，其原因就在于對流程缺乏科學(xué)的管理。如果負責簽到的教師發(fā)現參會(huì )人員遠超預計人數后，能及時(shí)與后勤負責人溝通，適時(shí)調整會(huì )務(wù)安排，就會(huì )使各項后勤服務(wù)快速跟進(jìn)。

流程管理的本質(zhì)是使流程透明化、優(yōu)化，以形成最佳實(shí)踐路徑，促進(jìn)跨部門(mén)流程團隊的合作，提高效率，控制風(fēng)險?？梢?jiàn)，流程在運行過(guò)程中并非機械地按照既定次序挨個(gè)兒走過(guò)場(chǎng)，而應該根據現場(chǎng)實(shí)際情況，加強合作，及時(shí)溝通。這個(gè)過(guò)程，就是對流程進(jìn)行管理。

同時(shí)，這一案例告訴我們，流程不是一成不變的，而是動(dòng)態(tài)的。決定其是否需要動(dòng)態(tài)調整，在于科學(xué)管理。以數學(xué)教師的備課為例，之前數學(xué)教師按照“制定目標，確定重難點(diǎn)—分別設計復習鋪墊、新授、練習環(huán)節—課堂總結”這樣的順序進(jìn)行備課，但在實(shí)踐中發(fā)現這樣的流程缺乏整體性，不利于凸顯重點(diǎn)，容易影響學(xué)生對知識的深刻理解。因此，將備課流程改為：制定目標，確定重難點(diǎn)—分解目標，劃分主要環(huán)節—設計問(wèn)題，形成問(wèn)題結構。流程的變化，引發(fā)了數學(xué)教學(xué)的變革，不僅促進(jìn)了數學(xué)教師對教材、教學(xué)的理解，更重要的是提高了學(xué)生“學(xué)”的質(zhì)量。

所以，流程管理不只是關(guān)于流程中活動(dòng)次序、活動(dòng)內容的描述，還包括在流程運作中積累經(jīng)驗，進(jìn)行總結，優(yōu)化流程，形成如何做好事情的最佳實(shí)踐、經(jīng)驗和案例，以便知識傳承。

管理學(xué)家邁克爾·哈默曾說(shuō)過(guò)：對于21世紀的企業(yè)來(lái)說(shuō)，流程將非常關(guān)鍵。優(yōu)化的流程將使成功的企業(yè)與其他競爭者區分開(kāi)來(lái)。對學(xué)校亦是如此，優(yōu)化的流程可以讓一流的學(xué)校與其他學(xué)校區分開(kāi)來(lái)。

讓流程刻上學(xué)校的文化烙印

流程不能標準化，同樣的事情不是只擁有一種流程。不同的背景、不同的從業(yè)人員，所構建的流程可能就不同。流程也是因人而異、擁有個(gè)性的。

對每所學(xué)校來(lái)說(shuō)，教師培養是學(xué)校的一項重要工作。一般學(xué)校都會(huì )從師德、教學(xué)、班主任、科研等方面設計培訓課程。而我校則通過(guò)成立“百川講壇”，以“每周一講”來(lái)發(fā)展教師。我們制訂了分層培訓方案，分為初級班和高級班。初級班培訓分四個(gè)階段：讀文章練口齒，講故事強表達，議時(shí)事說(shuō)想法，談教育亮觀(guān)點(diǎn)。每個(gè)階段的培訓時(shí)長(cháng)不一，可以根據實(shí)際培訓情況而定，一般來(lái)說(shuō)四個(gè)階段共需要兩年時(shí)間。經(jīng)過(guò)兩年的錘煉，進(jìn)入高級班。高級班的任務(wù)主要是讀書(shū)說(shuō)心得、反思說(shuō)問(wèn)題，再經(jīng)過(guò)兩年時(shí)間的培訓，教師大多能成長(cháng)為會(huì )表達、有思想、具備基本科研素養的合格教師。從“百川講壇”走出了一批優(yōu)秀的青年教師，“百川講壇”也由此聲名鵲起，成為學(xué)校的文化標識。

可見(jiàn)，有個(gè)性的流程一定帶有學(xué)校的文化烙印，并且助推學(xué)校文化的發(fā)展。那么，如何讓流程刻上學(xué)校的文化烙??？

首先，任何流程都需要因校制宜。常常有一些學(xué)校在構建流程、制定制度時(shí)喜歡借鑒他校的做法，但借鑒必須掌握尺度，不可照搬，要下功夫做校本化改造。比如兄弟學(xué)?？吹轿倚！鞍俅ㄖv壇”的培訓成效顯著(zhù)，就照搬我們的做法，結果老師們怨聲載道，后來(lái)無(wú)法正常開(kāi)展，最后不了了之。殊不知，“百川講壇”是我校在15年前創(chuàng )立的，一路傳承有著(zhù)深厚的文化根基。因此，盡管老師們覺(jué)得“百川講壇”的培訓壓力大，但用大家的話(huà)說(shuō)，就是“苦并快樂(lè )著(zhù)”。由此可見(jiàn)，流程一定是植根于學(xué)校文化土壤之中的。

其次，再好的流程都需要應時(shí)完善。從某個(gè)角度來(lái)講，流程管理在于固化最佳實(shí)踐經(jīng)驗。但再好的實(shí)踐經(jīng)驗，也會(huì )隨著(zhù)學(xué)校的發(fā)展而顯得不適宜。比如我校在完善三好學(xué)生評選流程時(shí)，增加了校工評價(jià)、社區評價(jià)和父母評價(jià)三個(gè)環(huán)節，校工評價(jià)和社區評價(jià)主要是考核校內、社區志愿服務(wù)的情況，父母評價(jià)則針對家務(wù)勞動(dòng)。這樣與時(shí)俱進(jìn)的評價(jià)，體現了我校對促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展的決心。因此，應時(shí)完善的流程一定是具有學(xué)校個(gè)性的。

最后，要加強結構化流程構建。學(xué)校事務(wù)千頭萬(wàn)緒，因此需要很多的做事流程。但是，流程與流程不能獨立存在。理想狀態(tài)下，流程的構建應有層次，從直接指向學(xué)校辦學(xué)目標的大流程到各個(gè)部門(mén)具體實(shí)施的小流程，應該是呈結構化的存在。也就是說(shuō)，所有的流程都是為了實(shí)現學(xué)校的辦學(xué)目標。有人說(shuō)，流程可以解放管理。如果結構化有層次的流程構建完善，那么流程真正可以解放管理。而到那一天，流程一定刻有學(xué)校烙印，而學(xué)校也一定會(huì )成為高品質(zhì)學(xué)校。

（王文英 作者系江蘇省太倉市高新區第二小學(xué)校長(cháng)）

《人民教育》2023年第3-4期，原題為《“流程”在現代學(xué)校治理中的意蘊與效能》

標簽：