后疫情時(shí)代，向混合型辦公轉型

在我多年的 IT 行業(yè)從業(yè)經(jīng)歷中，曾幫助過(guò)很多國際企業(yè)成功實(shí)現關(guān)鍵的數字化轉型。從早期實(shí)施幫助企業(yè)端對端運營(yíng)的ERP系統，到工業(yè) 4.0 時(shí)代對分布式供應鏈及自動(dòng)化生產(chǎn)的數字化，這些轉型都為企業(yè)帶來(lái)了新機遇，也為企業(yè)創(chuàng )造了顯著(zhù)的競爭優(yōu)勢。然而，如果缺乏一些最基本的核心要素，企業(yè)也無(wú)法取得成功。

所有成功的企業(yè)都擁有一個(gè)共同的核心要素：「有效溝通」。

把「有效溝通」數字化

在商業(yè)世界中，有內部溝通，也有外部溝通，有效的溝通構成了一個(gè)成功的循環(huán)。高效的內部溝通可以提升員工的參與感，從而更好地協(xié)作，共同實(shí)現公司愿景。有效率的外部溝通則能帶來(lái)合作伙伴和客戶(hù)，創(chuàng )造營(yíng)收。這就形成了一個(gè)循環(huán)：協(xié)作良好的員工可以為更多客戶(hù)提供更好的產(chǎn)品和服務(wù)，而客戶(hù)的高滿(mǎn)意度將有助于員工更深入地參與公司的愿景建設，為公司的持續發(fā)展做出貢獻。只有實(shí)現有效的內外部溝通，企業(yè)才能循環(huán)的獲得成功。

RingCentral 鈴盛軟件正是一家提供可靠的云溝通平臺的公司，旨在通過(guò)高效靈活的溝通，為全球企業(yè)以數字化的形式實(shí)現這一成功的循環(huán)。

后疫情時(shí)代的工作模式

隨著(zhù)突如其來(lái)的疫情，整個(gè)世界在發(fā)生飛速的轉變，傳統的溝通方式正面臨挑戰。在新冠疫情前，幾乎 100% 的員工都在辦公室工作，面對面互動(dòng)是主要溝通方式。疫情期間，由于隔離及其他原因，員工只能在家或在其他安全的遠程地點(diǎn)工作，并通過(guò)線(xiàn)上工具進(jìn)行交流。由于大家都面臨著(zhù)同樣的情況，所以沒(méi)有人感到不便，況且當時(shí)也別無(wú)選擇。隨著(zhù)疫苗開(kāi)始廣泛接種，我們終于看到了曙光。全球各地的企業(yè)正在計劃恢復正常辦工，但你是否意識到疫情后的工作環(huán)境面臨著(zhù)哪些新挑戰？

許多人認為，疫情結束后，生活會(huì )重新回到 2019 年的狀態(tài)。但遺憾的是，許多研究表明，結果并非如此。疫情后的世界商業(yè)生態(tài)更像是疫情前 + 疫情期間工作模式的混合。有人稱(chēng)其為混合型辦公，即由在司辦公和遠程辦公組成。

以我們中國的辦公室為例，因為中國的疫情較早就得到好轉，2020 年中我們已經(jīng)開(kāi)始回到公司上班，但是公司仍然容許員工可以選擇繼續遠程辦公。盡管有些員工經(jīng)歷了長(cháng)時(shí)間的在家辦公后，迫不及待地想回公司，但實(shí)際上，我們發(fā)現了一個(gè)穩定的趨勢：大約 1/4 的員工仍然選擇長(cháng)期在家辦公。這個(gè)結果讓我們深入的了解到員工在混合型辦公環(huán)境中的偏好與工作習慣。

混合型辦公環(huán)境下的有效溝通

如何在混合型工作環(huán)境下保持有效溝通是當今世界面臨的全新挑戰。盡管存在不確定性，我們的中國團隊依舊取得了更好的業(yè)績(jì)，表現出了更高的員工敬業(yè)度，甚至還獲得了 2020 年亞洲最佳雇主獎以及 2020 – 2021 年中國卓越健康領(lǐng)袖獎。在此期間，我們新產(chǎn)品的發(fā)布速度更快、質(zhì)量更高。這其中的許多實(shí)踐都值得研究。

我們的團隊并未把復工簡(jiǎn)單地當成“回到過(guò)去”的過(guò)程，而是當成一個(gè)以更好方法進(jìn)行轉型和協(xié)作的良機。使用可靠的 RingCentral 通訊云，線(xiàn)上和線(xiàn)下的同事都可以無(wú)障礙地參與會(huì )議，這是我們的新常態(tài)。有些項目的團隊利用 RingCentral Rooms的領(lǐng)先技術(shù)設置了敏捷的虛擬作戰室，同事們想要討論或聊天時(shí)，無(wú)需一直待在會(huì )議室，可以用移動(dòng)設備加會(huì )，實(shí)現無(wú)縫連接，在任意地點(diǎn)繼續參會(huì )。這一新常態(tài)不僅使遠程辦公和在司辦公的同事得以在線(xiàn)上相聚，也幫我們一并解決了一個(gè)老難題，把不在同一辦公樓或者不在同一樓層辦公的同事快速聚集在一起。

一些員工反饋，他們原先在經(jīng)過(guò)走廊或者在咖啡間時(shí)會(huì )和其他同事聊天交流?，F在的混合型辦公環(huán)境可能會(huì )減少偶遇的機會(huì )，但借助科技，你會(huì )發(fā)現自己更容易找到想要聊天的同事。使用RingCentral Glip 應用，興趣相投的人得以同氣相求。無(wú)論你是在喝茶還是等電梯，動(dòng)動(dòng)手指就可以進(jìn)行語(yǔ)音或者信息溝通。我們的中國團隊不僅使用 Glip 進(jìn)行項目討論，還開(kāi)設了很多有趣的興趣話(huà)題組，如廚藝美食、周末活動(dòng)或者育兒技巧等等。這里還有一個(gè)由所有員工組成的大群，里面常常會(huì )有獨具創(chuàng )意和搞笑的內容分享。這些實(shí)踐的結果，收獲了更強的士氣以及團隊凝聚力。

變革需要領(lǐng)導力

像其他轉型一樣，領(lǐng)導力對轉型成功至關(guān)重要。領(lǐng)導者必須承認，是否允許員工遠程辦公不再是個(gè)選擇。你不允許不代表其他公司不順應潮流。領(lǐng)導者需要意識到混合型辦公將會(huì )帶來(lái)的挑戰與機遇，雖然有其局限性，但也有顯著(zhù)的優(yōu)勢。接受差異是轉型過(guò)程中的重要一步。如之前提到的，技術(shù)提供了有效溝通的可靠方法，但要形成一個(gè)新的工作模式，仍需領(lǐng)導者制定出相關(guān)政策并加以鼓勵。復工初期，希望繼續遠程辦公的員工不太確定“遠程辦公”的政策是否會(huì )繼續，也不確定自己如果長(cháng)期不在辦公室，會(huì )不會(huì )變得邊緣化。而另一方面，決定在司辦公的員工也會(huì )擔心，有些團隊成員不在身邊的話(huà)，是否還能有效協(xié)作。此時(shí)，如果領(lǐng)導者能提供強有力的支持來(lái)使公司政策保持穩定，員工就會(huì )更有信心在這個(gè)新時(shí)期中取得成功。

轉型的過(guò)程中會(huì )產(chǎn)生大量反饋。我們在中國的管理團隊公開(kāi)收集員工的建議，來(lái)更好地支持新的工作模式。我們成立了一個(gè)員工溝通委員會(huì )，由在司和遠程辦公的員工自愿組成。委員會(huì )定期開(kāi)會(huì )討論大家的反饋意見(jiàn)，商議可以改進(jìn)之處。沒(méi)有一個(gè)放之四海而皆準的政策，所以我們需要邊實(shí)施邊調整，而員工也可以看到過(guò)程中的優(yōu)化與改進(jìn)。如何打破地理距離隔閡，更好地提升團隊參與度，委員會(huì )提出了很多創(chuàng )新的想法。引導這些反饋到正確的渠道，并制定相關(guān)工作政策予以支持，是領(lǐng)導者實(shí)現轉型成功的關(guān)鍵。

改變或被改變

有些公司進(jìn)行轉型是為了在大潮流下得以生存，有些則為了抓住新機會(huì )把業(yè)務(wù)提升到新的高度。其實(shí)這是個(gè)雞先蛋先的問(wèn)題，何時(shí)開(kāi)始轉型決定了企業(yè)將處于哪種情況。

最后，我想以我最喜歡的作家之一馬爾科姆·格拉德威爾 (Malcolm Gladwell) 的一句話(huà)作為總結——“轉型不是改善，而是重新思考”。希望我們的經(jīng)驗可以幫助你在后疫情時(shí)代更好地籌劃，并取得成功。

本文作者M(jìn)arc Chan, IT行業(yè)全球五百強跨國企業(yè)資深高管，現任RingCentral全球副總裁及大中華區總經(jīng)理。

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